Servicios generales

Auditorios y espacios físicos

Los pedidos para utilizar auditorios y espacios físicos en la PUCE se realizan mediante solicitud dirigida al Director General Administrativo, en la que se detalle:

• El sitio que se requiere
• La descripción del evento a realizarse
• Fecha
• Hora de inicio y finalización del evento; y
• Requerimientos adicionales
  (amplificación, mesas, sillas, pantallas, colocación de publicidad etc.).

Transporte

Transporte para Salidas de Campo

Los requerimientos de vehículos para salidas de campo se los realiza mediante solicitud dirigida al Director General Administrativo, en el que se especifique el tipo transporte que se necesita (bus, furgoneta, automóvil, camioneta, camión); el número de pasajeros, lugar de partida, destino y de visita; fecha; hora de partida y de retorno. En el caso de proyectos se debe indicar a que partida presupuestaria se debe cargar el costo del servicio.

Vehículos de la PUCE

En la solicitud se deberá precisar el motivo, tipo de transporte (furgoneta, camioneta cabina simple o doble, automóvil), número personas, lugar de destino, horas de salida y regreso. En el caso de proyectos deberá indicar a que partida se debe cargar el costo del transporte.

Pasajes

Pasajes aéreos dentro del Territorio Nacional

Las solicitudes deben entregarse en la Dirección General Administrativa mínimo con 76 horas de anticipación, indicando el motivo del viaje, lugar de destino, horas de salida y regreso, y el número de la partida presupuestaria a la que se debe cargar el costo del pasaje en el caso de proyectos.

Pasajes aéreos al Exterior

• La unidad que requiere de pasajes aéreos al exterior debe contar con la autorización expresa del Señor Rector.
  
• Una copia de esta autorización deberá enviarse a la DGAd para iniciar el trámite.
• La persona interesada debe contactarse con Dpto. de Servicios Generales, para confirmar el nombre de la aerolínea, itinerario, fechas, horarios, etc.
• El Dpto. de Servicios Generales solicitará valores y reserva de pasajes a la empresa Polimundo. Estos datos se envían a la DGF, para que proceda a emitir el compromiso presupuestario de conformidad al pedido.
• Con el documento emitido por la Dirección General Financiera, se solicitará a la empresa Polimundo que emita el pasaje y lo envíe a la Dirección General Administrativa. Esta Dirección General comunicará al interesado vía correo electrónico o teléfono para que se acerque a retirarlo.

Correspondencia

Envío de correspondencia al exterior por intermedio de la empresa de correos nacionales

• La unidad debe remitir el documento o paquete a la Dirección General Administrativa, adjuntando el formulario denominado envío de correspondencia que lo proporciona la DGAd.
• El personal del Departamento de Servicios Generales se encargará de llevar la correspondencia a las oficinas de Correos del Ecuador.

Envío correspondencia al exterior por intermedio de la empresa DHL

• La unidad solicitante entrega el documento o paquete a la DGAd junto con el formulario del SRI que proporciona la DGF
• El Dpto. de Servicios Generales llenará la guía y llamará a la empresa DHL, para que lleve el documento o paquete.

Seguro de Bienes

La PUCE mantiene un contrato de seguros de bienes con la empresa Seguros Equinoccial.
Asesor Productor de Seguros: SAYO S.A.

Proceso para notificar algún siniestro al seguro de bienes

Robo o hurto de computadores del programa de docentes.

• El docente debe comunicar en forma escrita e inmediata al Director General Administrativo y detallar lo ocurrido. Adicionalmente debe indicar la marca, serie, modelo, código control de activos y adjuntar la denuncia del robo o hurto realizado en la Policía.
• La DGAd solicitará a la DGF la cédula de inventario del bien
• La DGAd procederá a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), adjuntando la cédula de inventario y la denuncia a la Policía.
• SAYO S.A. solicitará a Seguros Equinoccial la aprobación para la adquisición del bien, previo visto bueno de la Dirección de Informática.
• SAYO S.A. adquirirá el computador y registrará las características en la Dirección de Control de Activos y entregará físicamente el bien a la Dirección de Informática para la verificación de los componentes previo a la entrega al docente.
  
• SAYO S.A. enviará el cobro del deducible e indicará a la Dirección de Informática que notifique al docente para que cancele el valor en Tesorería.
  Robo o hurto de bienes de la PUCE
• La unidad tiene que comunicar en forma inmediata al Director General Administrativo y detallar el robo o hurto del bien e indicar la marca, serie, modelo y código de Control de Activos.
• La DGAd solicitará a la DGF la cédula de inventario del bien.
• El Dpto. de Seguridad, tiene que presentar un informe detallado del robo o hurto.
• La DGAd procederá a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), adjuntando la cédula de inventario y la denuncia a la Policía.
• SAYO S.A. solicitará a Seguros Equinoccial la aprobación para la adquisición del bien, previo el visto bueno de la unidad correspondiente.

Daños de bienes, equipos y maquinaria de la PUCE, que no sean por MANTENIMIENTO Y OBSOLECENCIA.

• La unidad tiene que comunicar en forma inmediata al Director General Administrativo, detallando EL SINIESTRO
• La DGAd solicitará a la DGF la cédula de inventario del bien
• La unidad deberá presentar un informe técnico del daño del bien
• La DGAd procederá a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), y deberá adjuntar la cédula de inventario y el informe técnico del bien.
• SAYO S.A. adquirirá el bien u ordenará su reparación y luego entregará el bien en la Dirección de Control de Activos
• SAYO S.A. enviará el cobro del deducible a la Dirección General Financiera para que proceda a cancelar a Seguros Equinoccial.
  Choques de vehículos de la PUCE
• La unidad tiene que comunicar el siniestro en forma inmediata al Director General Administrativo, adjuntar el formulario que señala el lugar donde se produjo el choque, copias de la licencia del conductor, matrícula, SOAT, y parte policial.
• La DGAd procederá a comunicar al Asesor Productor de Seguros (SAYO S.A.), junto con la respectiva documentación.
• SAYO S.A. comunicará a la DGAd que lleve el vehículo a la mecánica de Seguros Equinoccial
• SAYO S.A. notificará a la DGAd que retire el vehículo de la mecánica una vez concluidos los trabajos de reparación. La DGAd notificará a la respectiva unidad.